O próximo passo: nexinvoice®

O nexinvoice® é está transformando a maneira como as empresas gerenciam o pagamento de suas faturas.

Em um cenário caótico, onde a maioria das corporações ainda gerenciam o processo de forma manual e descentralizada, impactos financeiros significativos emergem, como juros, multas, cortes de serviços e retrabalho.

Com a missão de erradicar estes problemas e transformar a maneira como as empresas gerenciam o ciclo de pagamento de faturas, nasceu o nexinvoice®. Que traz a experiência de resolver tudo isso, quase que em um único clique.

Se essa é a sua dor, continue a leitura e entenda o roteiro para implantar a melhor eficiência na gestão de faturas para a sua empresa.

CLASSIFICAÇÃO DE MATURIDADE DE PROCESSO

Primeiramente, precisamos compreender o nível de maturidade do processo atual de gestão de pagamento de faturas da sua empresa.

De acordo com os desafios apresentados ao longo dos anos por nossos clientes, podemos resumir e enquadrar os níveis de maturidade de acordo com o conceito CMM - Capability Maturity Model, que consiste em segregar em 5 níveis de maturidade. Esses níveis são: inicial, repetível, definido, previsível e em otimização.

1. Inicial - ambiente instável, sem planejamento, que depende de indivíduos específicos para finalidades também específicas. Processos não documentados que as empresas não conseguem repetir de forma confiável.

2. Repetível - produzem resultados consistentes com gerenciamento de processos.

3. Definido - a empresa tem processos bem estabelecidos, documentados e constantemente aprimorados.

4. Previsível - nesse ponto, os processos já atingiram um estágio em que podem ser metrificados.

5. Em otimização - manter a visão de que os processos, mesmo rodando de maneira satisfatória, devem ser flexíveis para receber novas tecnologias e inovações organizacionais, a fim de conseguir melhorias.

INICIANDO A JORNADA DE TRANSFORMAÇÃO

Como já dito, a maior parte das empresas estão na fase de maturidade Inicial, cujo os processos ainda são falhos, criando assim um cenário instável e não assertivo.

Agora, vamos te mostrar como sair do nível Inicial e chegar, minimamente, até o próximo nível.

NÍVEL INICIAL

Em sua essência, este nível é caracterizado por instabilidade e constantes incidentes. O que é um reflexo de ter processos manuais descentralizados e burocráticos.

Sendo assim, o primeiro passo antes de implementar qualquer solução de automação é revisitar processos como:

1. Centralização de faturas: Não permita que faturas sejam entregues para pagamento em pontos distintos da sua empresa. Este é um processo cujo domínio é da área administrativa ou CSCs. Portanto, não cabe aos administradores de diferentes unidades efetuarem pagamentos de contas de luz, energia, telecom ou faturas de serviços.

2. Unificar pedidos de compra: Para acelerar, na estrada da "escala", é preciso ter uma "highway". Assim, não cabe ter um processo que demande aprovação para cada fatura paga mensalmente cujos valores são incontestáveis e com baixa variação, a exemplo de faturas de utilities. Não há necessidade de ter um pedido de compras para cada fatura de cada contrato, mas sim, um pedido de compras anual por contrato.

3. Padronização de credenciais: A maioria dos fornecedores possui um portal de coleta de faturas com usuário e senha para serem acessados. Portanto, é uma boa prática alterar a senha, de forma a ser única em todos os portais.

4. Padronização de canal junto aos fornecedores: Se entendemos que é necessário ter centralização, logo, é necessário aos fornecedores saberem que o processo é, de fato, centralizado. Assim, existe a etapa de ensinar a todos os fornecedores que, ao emitir uma fatura, ela deve ser entregue a uma caixa de e-mail única.

5. Definir canais de contratação e descontratação de recursos: É natural nas empresas expandir e contrair a quantidade de unidades. O que possui, inclusive, impacto direto na quantidade de faturas administradas pelo time. Então, é crucial criar um canal direto de comunicação com a área de expansão da sua empresa.

6. Definir prazos de SLA: É importante ter de forma clara os prazos de SLA para pagamento de faturas. Algumas empresas possuem como regra estipular prazos uniformes para todos os tipos de faturas. Mas essa não é uma realidade factível, pois existem alguns fornecedores, de água por exemplo, que emitem as faturas com apenas 5 dias corridos de seu vencimento. Assim, é preciso que cada tipo de fornecedor tenha seu prazo definido de forma correta.

7. TI deve ser envolvida no processo desde o início: A área de TI sempre atua de forma estratégica. Por isso, precisamos que ela esteja engajada com o propósito do projeto desde o começo.

8. Ter um dono do processo: Por fim, o processo precisa ter um dono dentro da empresa. Um responsável por manter a engrenagem rodando e atuando de forma gerencial, garantindo que as boas práticas apresentadas estejam sendo realizadas e que os KPIs estejam sendo alcançados de forma satisfatória.

Uma boa prática, adotada por unanimidade em nossos clientes, é iniciar com um escopo reduzido dos tipos de faturas e crescer ao longo da evolução natural de maturidade.

Ou seja, priorizar faturas de utilities (água, energia, telecom, gás e etc) que eles entendem como os “80/20”. Que significa que 80% dos problemas críticos de sua empresa são resolvidos administrando corretamente 20% dos tipos de faturas.

COMO O NEXINVOICE PODE TE AJUDAR A EVOLUIR?

Através do nexinvoice®, você pode contar com o apoio dos nossos especialistas experientes para o Onboarding, que irão primeiramente analisar as condições atuais da sua empresa e mapear os processos necessários, trazendo boas práticas e benchmarking de sucesso.

Com a segurança desta análise para adequar as necessidades da empresa e as mudanças tangíveis – nem tudo que gostaríamos de mudar é possível num primeiro momento, não é mesmo? – seguimos para a etapa de implementação da solução nexinvoice® com a automação inteligente do processo.

Sobre prazos, o onboarding do nexinvoice® é algo feito para atender as especificidades de cada negócio e por isso varia de cliente para cliente. Todavia, podemos dizer que, em média, é concluído com um mês de atuação – desde a reestruturação do processo até a implantação do nexinvoice.

Em nossos próximos artigos, iremos explicitar como o nexinvoice apoia na sequência da transformação do seu processo de pagamento de faturas.