Conheça os 4 maiores problemas do Contas a Pagar

A gestão de pagamentos de uma empresa pode ser bem complexa. Envolve muitos processos e informações que, na menor desatenção, podem causar grandes problemas para o caixa da empresa.

Se você lida com essas rotinas, entende os desafios de manter tudo em ordem e funcionando de modo eficiente para que a saúde financeira de sua empresa não desmorone.

O importante é focar em organização, investir em tecnologia inteligente e usar todo o conhecimento de mercado para que o sucesso não abandone o seu Contas a Pagar. Conheça agora os 4 maiores erros desse setor, quais as boas práticas você pode adotar para evitá-los e como resolver, de uma vez por todas, esses desafios.

O que é o Contas a Pagar?

O Contas a Pagar é o setor que realiza o pagamento de faturas e impostos. Ele lida com todos os fornecedores e tributos e é o que mantém o bom funcionamento e saúde financeira de uma corporação.

É necessário um controle massivo de todas as contas, impostos e seus prazos para que, ao cumprir seus compromissos, a empresa evite perdas financeiras com juros, multas e cancelamentos de serviços e contratos.

Mas, para além da função óbvia de organizar e pagar as contas nas datas corretas, esse setor é o responsável por criar estratégias financeiras para investir em inovações que façam a empresa evoluir e crescer. Desse modo, o Contas a Pagar indica se é o momento certo de assumir novas contas ou dívidas que vão ajudar a empresa a atingir seus objetivos e metas para expandir o negócio.

Os 4 maiores problemas do Contas a Pagar

Uma má gestão do Contas a Pagar pode gerar problemas graves para a empresa. Sem o planejamento adequado é provável que sua empresa se afunde em dívidas e perca muito dinheiro. Conheça agora os 3 maiores vilões do Contas a Pagar.

1. Falta de Organização

Inegavelmente o pior problema que qualquer setor pode vir a ter. A falta de organização é, sem dúvidas, o maior desafio que seu Contas a Pagar pode enfrentar. Isso porque lidar com pagamentos envolve uma série de fatores que podem colocar em risco a saúde financeira da sua empresa.

É preciso ter total controle de todos os processos de pagamento. Quantidade de faturas, vencimentos, valores, senhas dos fornecedores, se já foi pago, se há possibilidade de desconto e etc. Sem essas informações organizadas, seu Contas a Pagar vai enfrentar sérios desafios.

É preciso o mínimo de organização para a sua empresa prever situações de risco e se programar para investimentos que ajudem na expansão e crescimento do negócio. Se você se organiza mantendo essas informações em múltiplas planilhas, blocos de papel ou, muito pior, você tem tudo “na cabeça”, sinto lhe informar mas você está prestes a viver um pesadelo.

Os principais contratempos nesses casos são:

1. Planilha corrompida ou a perda de um backup;

2. Jogar fora o papel com os dados ou perdê-lo de outras inúmeras formas como queimá-lo, deixar que se molhe, esquecer em outro lugar;

3. A pessoa responsável pela organização dos dados saiu de férias, se ausentou por enfermidade ou deixou de fazer parte do seu quadro de funcionários e, adivinhe, não deixou o acesso às planilhas ou sequer informou onde estão as anotações. Parece um grande problema, não é mesmo?

A organização precisa ser prioridade e um mantra em seu Contas a Pagar para que não passe por situações como essas.

2. Perda de Prazos de Pagamentos

Agora vamos falar de uma das consequências mais sérias da falta de organização: a perda de prazo de pagamentos.

A longo prazo, os juros e multas podem se tornar um grande empecilho para o crescimento de sua empresa. A quantidade de dinheiro perdido ao pagar a mais as contas mensais, no final do ano, somam quantias assustadoras. Dinheiro que poderia ser investido no crescimento e expansão de seu negócio.

Mas, além dos juros e multas, perder prazos de pagamentos pode acarretar em um problema gravíssimo: o corte de serviço.

Com o corte de energia e água, por exemplo, você tem toda a sua empresa parada. Consegue imaginar um dia de trabalho todo perdido porque uma conta de luz ficou esquecida? O prejuízo que lojas, indústrias e estabelecimentos sofrem por corte de serviço é muito alto.

3. Processos Manuais

Os processos manuais dentro do Contas a Pagar geram uma quantidade alta de problemas. Digitar manualmente os dados das faturas, por exemplo, exige muito esforço, energia e tempo do seu time.

Além de sobrecarregar sua equipe digitando códigos de barras das faturas, ainda temos os erros humanos. Muitas vezes o erro é devidamente notado e exige o retrabalho; digitar todo o código novamente de forma correta. Mas, quando o erro passa despercebido, as faturas deixam de ser pagas e geram juros e multas e os temidos cortes de serviços.

4. Falta de Visibilidade de Processos

Como podemos notar, os problemas do Contas a Pagar são como um dominó. Se uma peça não ficar em pé, consequentemente derruba todas as outras.

Assim acontece com departamentos que não possuem a visibilidade de seus processos. Como você visualiza o que foi pago ou o que ainda não foi?

É por essa inexatidão de informações que surgem as cobranças de juros e multas, os cortes de serviços, os pagamentos em duplicidade e muitas outras disfunções que desperdiçam o capital da empresa.

Sem entender a real situação do que está saindo do seu caixa é impossível garantir que sua empresa tenha oportunidades reais de crescimento. Seu negócio fica vulnerável a decisões equivocadas de gestores que podem autorizar novas compras sem prever o impacto dessa dívida a longo prazo.

Boas práticas para evitar problemas do Contas a Pagar

Agora que conhecemos os 3 maiores problemas do Contas a Pagar, vamos falar sobre boas práticas que evitam passar por situações como essas.

1. Se organize

Obviamente, em primeiro lugar, está a organização do seu setor. Tenha as informações todas em um único lugar. Garanta que todos os responsáveis tenham acesso aos dados, que tudo esteja devidamente organizado por prioridade de vencimento e quais contas possuem descontos ao antecipar o pagamento.

2. Garanta exatidão ao compartilhar informações

Sua empresa depende que a gestão de pagamentos seja precisa para conseguir expandir e alcançar patamares mais altos. Apresentar dados exatos do que está previsto para sair do caixa é o que permite que outros gestores montem estratégias que serão imprescindíveis para o crescimento do negócio. Garanta que todas essas informações sejam reais e atualizadas, sem surpresas para o seu time.

3. Invista em tecnologia

Fuja dos processos manuais. Não dá para ter um processo eficiente tentando resolver todos os problemas do Contas a Pagar o tempo todo de forma manual. Além da demora para realizar as tarefas de rotina que prendem o seu time em trabalhos maçantes, ainda está sujeito a erros humanos.

Invista em tecnologia inteligente e garanta uma gestão de pagamentos de faturas livre de erros e muito mais econômico para a sua empresa. Uma ótima opção para a automação do seu Contas a Pagar é o nexinvoice. Conheça mais sobre ele abaixo.

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A visão estratégica da empresa, através dos dados fornecidos pelo Contas a Pagar, possibilita montar planejamentos, definir e evitar gargalos e garantir informações necessárias para tomadas de decisão.

Por isso, ter uma boa visibilidade destes dados, de maneira organizada, ajuda a ter uma gestão mais eficiente, tornando possível cortar ou reduzir gastos que podem servir de capital para outros investimentos que sejam mais apropriados para o crescimento da empresa.

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